Официально
Приказ Администрации Омской области от 17.05.2011 N 17п/1
Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных по запросам граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также ли
В соответствии с пунктом 2 постановления Правительства Омской области от 24 ноября 2010 года N 229-п "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов" приказываю:
Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных по запросам граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанным с реализацией их законных прав и свобод, и направляемых в иностранные государства".
Министр государственно-правового развития Омской области | М.А. Дианов |
Приложение
к приказу Министерства
государственно-правового
развития Омской области
от 17.05.2011 N 17п/1
Административный регламент по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных по запросам граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанным с реализацией их законных прав и свобод, и направляемых в иностранные государства"
Раздел I. Общие положения
1. Административный регламент по предоставлению государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных по запросам граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанным с реализацией их законных прав и свобод, и направляемых в иностранные государства" (далее - государственная услуга) регулирует порядок предоставления государственной услуги и стандарт ее предоставления.
2. Получателями государственной услуги являются государственные архивы Омской области, муниципальные архивы (за исключением муниципальных архивов, являющихся структурными подразделениями органов местного самоуправления Омской области), иные организации, расположенные на территории Омской области (кроме тех, которым право проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях предоставлено нормативными правовыми актами), направившие подготовленные ими архивные справки, архивные выписки и архивные копии (далее - документы) в Министерство государственно-правового развития Омской области для проставления апостиля (далее - организации).
Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги
3. Наименование государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных по запросам граждан Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанным с реализацией их законных прав и свобод, и направляемых в иностранные государства".
4. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу
Министерство государственно-правового развития Омской области (далее - Министерство).
5. Результат предоставления государственной услуги
1) заполнение оттиска штампа апостиля, проставленного на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе;
2) направление документа в Министерство иностранных дел Российской Федерации либо возвращение документа в организацию (в случае планируемого получения гражданином Российской Федерации, иностранным гражданином, а также лицом без гражданства (далее - гражданин) документов при личном обращении в организацию).
6. Срок предоставления государственной услуги
Срок предоставления государственной услуги при условии представления необходимых документов не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов, предусмотренных пунктом 8 настоящего Административного регламента.
7. Правовые основания для предоставления государственной услуги
1) Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года (далее - Конвенция);
2) Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
3) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
4) Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
5) Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года N 263;
6) приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
7) приказ Министерства культуры Российской Федерации от 28 декабря 2009 года N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";
8) Указ Губернатора Омской области от 30 января 2004 года N 23 "Об организации деятельности Министерства государственно-правового развития Омской области".
8. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги
1) письменное обращение организации (кроме государственных и муниципальных архивов, являющихся учреждениями), подготовившей документ по запросу гражданина, связанному с реализацией его законных прав и свобод, о проставлении апостиля на документе.
В случае планируемого получения гражданином документов при личном обращении в организацию в письменном обращении организации указывается соответствующая информация;
2) документ, на котором следует проставить апостиль;
3) образцы подписей лиц, подписавших документ (далее - образцы подписей), с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц (кроме государственных и муниципальных архивов);
4) образцы печатей организации, подготовившей документы (далее - образцы печатей) (кроме государственных и муниципальных архивов, являющихся учреждениями);
5) копия запроса гражданина;
6) документ об оплате государственной пошлины (в случае отсутствия льготы по ее оплате, предусмотренной пунктом 12 части 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации). С 1 июля 2011 года сведения, подтверждающие информацию об уплате государственной пошлины, содержащие информацию о платежном документе, Министерство получает в рамках межведомственного электронного взаимодействия с Управлением Федерального казначейства по Омской области.
9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
Непредставление исчерпывающего перечня документов, указанного в пункте 8 настоящего Административного регламента.
10. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги
1) несоответствие оформления документа пункту 5.9 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19;
2) несоответствие подписей лиц на документе подписям должностных лиц на образцах подписей;
3) несоответствие печатей на документе печатям на образцах печатей;
4) несоблюдение правил русского языка при оформлении документа;
5) наличие в документе исправлений, приписок, подчисток, помарок, неразборчивость текста;
6) документ предполагается к отправке в государства, не являющиеся участниками Конвенции.
11. Размер платы, взимаемой при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания
Размер государственной пошлины за проставление апостиля установлен пунктом 48 части 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации.
Государственная пошлина за проставление апостиля не уплачивается в случае, предусмотренном пунктом 12 части 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации.
Способы взимания государственной пошлины за проставление апостиля установлены статьей 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации.
12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов, необходимых для предоставления государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и при получении результата предоставления государственной услуги составляет 30 минут.
13. Срок регистрации обращения организации о предоставлении государственной услуги
Обращение организации о предоставлении государственной услуги регистрируется старшим инспектором архивного управления Министерства в день поступления.
14. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги
Помещения, в которых должностными лицами архивного управления Министерства предоставляется государственная услуга, оборудуются информационными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности должностного лица, осуществляющего предоставление государственной услуги, а также мебелью, персональным компьютером с возможностью выхода в Интернет и доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, средствами связи (телефон, электронная почта), системой кондиционирования воздуха, канцелярскими принадлежностями.
Вышеназванные рабочие кабинеты располагаются в здании, занимаемом архивным управлением Министерства, которое отвечает следующим требованиям:
на территории, непосредственно прилегающей к зданию, имеются бесплатные парковочные места для транспортных средств;
лестница, ведущая к входу в здание, имеет поручни;
на фасаде здания расположена информационная надпись с названием Министерства, архивного управления Министерства;
на 1-м этаже здания имеется информационный стенд с образцами заполнения обращений организаций и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги;
на 2-м, 3-м этажах здания расположены залы ожидания и места для заполнения необходимых документов, оборудованные столами, креслами, образцами обращений организаций, канцелярскими принадлежностями.
15. Показатели доступности и качества государственной услуги
Показателем доступности государственной услуги является рассмотрение должностными лицами архивного управления Министерства всех поступивших обращений организаций о предоставлении государственной услуги.
Показателями качества государственной услуги является отсутствие:
- обоснованных жалоб организаций на действия должностных лиц архивного управления Министерства;
- возвратов документов, направленных Министерством в Министерство иностранных дел Российской Федерации.
Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
16. Исполнение настоящего Административного регламента включает следующие административные процедуры:
1) разъяснение порядка проставления апостиля (при личном обращении представителя организации, по телефону);
2) прием и регистрация обращения организации;
3) проверка представленных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, с позиции:
- соответствия перечню документов, указанных в пункте 8 настоящего Административного регламента;
- отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных в пункте 10 настоящего Административного регламента;
4) проставление и заполнение оттиска штампа апостиля на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе;
5) внесение записи о проставлении апостиля в книгу регистрации проставленных апостилей (по форме согласно приложению N 1 к настоящему Административному регламенту);
6) направление документа в Министерство иностранных дел Российской Федерации либо возвращение документа с проставленным апостилем в организацию (в случае планируемого получения гражданином документов при личном обращении в организацию).
Блок-схема последовательности действий должностных лиц Министерства при проставлении апостиля приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.
17. Выполнение административных процедур осуществляется должностными лицами архивного управления Министерства в соответствии с их должностными обязанностями.
18. Разъяснение порядка проставления апостиля производится при личном обращении представителя организации и при обращении по телефону.
18.1. Место нахождения Министерства: 644007, г. Омск, ул. Кемеровская, д. 115. Контактные телефоны: (3812) 23-02-52, (3812) 35-71-04. Почтовый адрес архивного управления Министерства: 644007, г. Омск, ул. Третьяковская, д. 1. Контактные телефоны: (3812) 25-57-26, (3812) 25-54-45.
18.2. Режим работы Министерства:
Понедельник: 8 часов 30 минут - 17 часов 45 минут
Вторник: 8 часов 30 минут - 17 часов 45 минут
Среда: 8 часов 30 минут - 17 часов 45 минут
Четверг: 8 часов 30 минут - 17 часов 45 минут
Пятница: 8 часов 30 минут - 16 часов 30 минут
Перерыв с 13 часов до 14 часов.
В день, непосредственно предшествующий нерабочему праздничному дню, время работы Министерства сокращается на 1 час (понедельник - четверг - 16 часов 45 минут, пятница - 15 часов 30 минут).
18.3. При ответах на телефонные звонки и личные обращения представителя организации должностные лица архивного управления Министерства подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам, связанным с оказанием государственной услуги.
18.4. Срок выполнения административной процедуры составляет 15 минут.
18.5. Результат административной процедуры - консультация представителя организации.
18.6. Результат административной процедуры фиксируется в журнале учета личных обращений и обращений по телефону, который ведется в электронной форме.
19. Прием и регистрация поступившего обращения о проставлении апостиля производятся старшим инспектором архивного управления Министерства в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве.
19.1. Срок выполнения данной административной процедуры составляет 4 часа.
19.2. Результат административной процедуры - регистрация обращения о проставлении апостиля в журнале регистрации входящих документов.
19.3. Зарегистрированное обращение о проставлении апостиля передается старшим инспектором архивного управления Министерства начальнику архивного управления Министерства, который оформляет указание по исполнению обращения о проставлении апостиля.
На основании данного указания старший инспектор архивного управления Министерства делает отметку в журнале регистрации входящих документов о должностном лице архивного управления Министерства, которому поручена работа над обращением о проставлении апостиля (далее - должностное лицо), и дате передачи ему обращения.
20. После получения обращения о проставлении апостиля должностное лицо производит проверку представленных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в течение 1 рабочего дня.
20.1. С 1 июля 2011 года сведения, подтверждающие информацию об уплате государственной пошлины, содержащие информацию о платежном документе, Министерство получает в рамках межведомственного электронного взаимодействия с Управлением Федерального казначейства по Омской области.
20.2. В случае несоответствия документов, необходимых для предоставления государственной услуги, перечню документов, указанных в пункте 8 настоящего Административного регламента, должностное лицо подготавливает уведомление о причинах отказа в проставлении апостиля за подписью Министра государственно-правового развития Омской области (далее - Министр) или заместителя Министра, осуществляющего координацию деятельности архивного управления Министерства (далее - заместитель Министра).
20.3. При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных в пункте 10 настоящего Административного регламента, должностное лицо подготавливает уведомление за подписью Министра или заместителя Министра о причинах отказа в предоставлении государственной услуги.
20.4. В случае соответствия документов, необходимых для предоставления государственной услуги, перечню документов, указанному в пункте 8 настоящего Административного регламента, а также отсутствия оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных в пункте 10 настоящего Административного регламента, должностное лицо визирует копию документа и передает ее начальнику архивного управления Министерства для принятия решения о проставлении и заполнении оттиска штампа апостиля.
20.5. Результат административной процедуры - выраженное в письменной форме на копии документа решение начальника архивного управления Министерства о проставлении и заполнении оттиска штампа апостиля.
Указанная копия передается должностному лицу через старшего инспектора архивного управления Министерства.
21. На основании поступившей копии документа должностное лицо проставляет и заполняет оттиск штампа апостиля на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе, передает документ на подпись Министру и для проставления гербовой печати Министерства.
21.1. Подпись Министра проставляется в специально отведенном месте на оттиске штампа апостиля, проставленного на документе.
Гербовая печать Министерства проставляется в специально отведенном месте на оттиске штампа апостиля руководителем департамента финансов и экономики Министерства.
21.2. Срок выполнения административной процедуры составляет 4 часа.
21.3. Результат административной процедуры - проставление подписи Министра и проставление гербовой печати Министерства в штампе апостиля на документе.
21.4. Документ передается должностному лицу через общий отдел департамента организации деятельности Министерства и старшего инспектора архивного управления Министерства.
22. На основании поступившего документа должностное лицо вносит в книгу регистрации проставленных апостилей запись о проставлении апостиля, в оттиск апостиля на документе - соответствующие номер и дату регистрации.
22.1. Срок выполнения данной административной процедуры составляет 4 часа.
22.2. Результат административной процедуры - регистрация проставленного апостиля, проставление соответствующих номера и гербовой печати Министерства в штампе апостиля на документе.
23. На основании заполнения штампа апостиля на документе должностное лицо:
1) подготавливает проект письма в Министерство иностранных дел Российской Федерации за подписью Министра или заместителя Министра с приложением документа, на котором проставлен апостиль,
2) либо при наличии соответствующей информации в обращении организации передает документ с проставленным штампом апостиля старшему инспектору архивного управления Министерства для отправки в организацию.
23.1. После подписания письма в Министерство иностранных дел Российской Федерации старший инспектор архивного управления Министерства регистрирует его в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве и направляет его в Министерство иностранных дел Российской Федерации.
Если документ предполагается к отправке в организацию, то старший инспектор архивного управления Министерства направляет его в организацию посредством почтовой связи.
23.2. Срок выполнения административной процедуры составляет 4 часа.
Раздел IV. Формы контроля за исполнением настоящего Административного регламента
24. Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного управления Министерства настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, осуществляется Министром, заместителем Министра и начальником архивного управления Министерства в форме плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги.
25. Плановые проверки проводятся не реже 1 раза в год в форме изучения журналов регистрации входящих документов, книги регистрации проставленных апостилей, просмотра вторых экземпляров оформленных документов с проставленным апостилем, писем Министерства в Министерство иностранных дел Российской Федерации.
26. Внеплановые проверки проводятся в случаях поступления в Министерство жалоб граждан, их объединений, организаций в связи с проставлением апостиля. При этом применяются формы контроля и требования к ним, предусмотренные пунктом 25 настоящего Административного регламента.
27. К участию во внеплановых проверках привлекаются граждане, их объединения, организации, направившие в Министерство жалобы в связи с проставлением апостиля, если иное не предусмотрено федеральным законом.
При этом граждане, организации, подготовившие документ, объединения граждан и иные организации вправе знакомиться с журналами регистрации входящих документов, книгой регистрации проставленных апостилей, вторыми экземплярами оформленных документов с проставленным апостилем, писем Министерства в Министерство иностранных дел Российской Федерации, если иное не установлено федеральным законом.
28. В случае выявления по результатам проверок нарушений сроков предоставления государственной услуги, некачественного оформления апостиля проводятся служебные проверки и в отношении виновных должностных лиц Министерства принимаются меры, предусмотренные законодательством.
Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Министерства, а также должностных лиц, государственных служащих
29. Организации, не удовлетворенные исполнением настоящего Административного регламента (далее - заявители), имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) Министерства, а также должностных лиц Министерства, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения настоящего Административного регламента, в досудебном (внесудебном) порядке.
30. В досудебном (внесудебном) порядке заявители вправе обжаловать нарушение срока предоставления государственной услуги.
31. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы является отсутствие у заявителя документов, подтверждающих право на доступ к информации, содержащейся в документе.
32. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является нарушение срока предоставления государственной услуги.
33. В целях обоснования и рассмотрения жалобы заявитель вправе получать необходимые информацию и документы.
34. Жалоба передается Министру, заместителю Министра лично или направляется по почте.
Личный прием представителей заявителей проводится Министром, заместителем Министра в соответствии с графиком личного приема, который размещается на информационном стенде в здании Министерства по адресу: г. Омск, ул. Кемеровская, 115 и на официальном Интернет-сайте Министерства: www.mgpr.omskportal.ru.
35. Жалоба, поступившая к заместителю Министра, Министру, рассматривается в течение 30 дней со дня ее регистрации.
36. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования решений, действий (бездействия), принимаемых (осуществляемых) в ходе исполнения настоящего Административного регламента, является рассмотрение Министром, заместителем Министра всех вопросов, содержащихся в жалобе, принятие необходимых мер и направление письменного ответа (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.
Приложение N 1
по предоставлению государственной услуги
"Проставление апостиля на архивных справках,
архивных выписках и копиях архивных документов,
подготовленных по запросам граждан Российской
Федерации, иностранных граждан, а также лиц
без гражданства, связанным с реализацией их
законных прав и свобод, и направляемых
в иностранные государства"
Форма книги регистрации проставленных апостилей
N п/п | Дата проставления апостиля | Наименование документа, его реквизиты | Ф.И.О., должность лица, подписавшего документ | Ф.И.О., должность лица, проставившего апостиль | Ф.И.О. лица, представившего документ для проставления апостиля, данные документа, удостоверяющего личность | Страна | Отметка об уплате государственной пошлины | Подпись лица в получении документа |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Приложение N 2
к Административному регламенту по предоставлению
государственной услуги "Проставление апостиля на
архивных справках, архивных выписках и копиях
архивных документов, подготовленных по запросам граждан
Российской Федерации, иностранных граждан, а также лиц без
гражданства, связанным с реализацией их законных прав и
свобод, и направляемых в иностранные государства"
Блок-схема последовательности действий должностных лиц Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - Министерство) при проставлении апостиля
/--------------------------------------\
|Поступление в Министерство обращения о|
| проставлении апостиля |
\--------------------------------------/
|
/-------------------------------------\
| Проверка представленных документов |
\--------------------------------------/
|
/-------------------/ | \----------------------\
/----------------\ /------------------\ /---------------------\
|Решение об отказе| |Решение об отказе в| |Решение о проставлении|
| в проставлении | приеме документов | апостиля |
| апостиля | для проставления |
| | апостиля |
\-----------------/ \-------------------/ \----------------------/
|
/--------------------------------\ /-------------------------\
| Уведомление о причинах отказа | Проставление апостиля |
|
|
\----------------------------------/ \--------------------------/
|
/-------------------------\
| Внесение записи в книгу |
|регистрации проставленных |
| апостилей |
\--------------------------/
/----------------------------/ |
|
/---------------------------\ /-------------------------\
| Направление документа в | Направление документа в |
| организацию, от которой | Министерство иностранных |
| поступило обращение о | дел Российской Федерации |
| проставлении апостиля |
\----------------------------/ \--------------------------/
