В целях реализации электронного согласования проектов правовых актов Губернатора Кемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области с использованием электронной цифровой подписи в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области Коллегия Администрации Кемеровской области постановляет:

1. Внедрить использование электронной цифровой подписи в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области с 01.08.2011.

2. Утвердить прилагаемые:

Правила использования электронной цифровой подписи в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области;

Положение о порядке организации выдачи ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченным сотрудникам исполнительных органов государственной власти Кемеровской области для использования в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области.

3. Определить департамент документационного обеспечения Администрации Кемеровской области (Т.Н.Вовченко) организатором автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области.

4. Возложить на департамент информационных технологий Кемеровской области (С.Л.Мурашкин) функции оператора автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области, в том числе организацию:

использования электронной цифровой подписи исполнительными органами государственной власти Кемеровской области в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области;

ведения реестра уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области - владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей;

приобретения и выдачи ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченным сотрудникам исполнительных органов государственной власти Кемеровской области.

5. Руководителям структурных подразделений Администрации Кемеровской области:

до 01.07.2011 назначить уполномоченных сотрудников, наделенных правом подписи документов, ответственными за получение и использование ключей и сертификатов ключей электронной цифровой подписи, и представить в управление кадров и государственной службы Администрации Кемеровской области информацию для подготовки соответствующего приказа;

до 01.07.2011 представить в департамент информационных технологий Кемеровской области сведения об уполномоченных сотрудниках (Ф.И.О., должность, телефон, адрес электронной почты) для включения в реестр уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области - владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей;

обеспечить использование электронной цифровой подписи в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области.

6. Управлению кадров и государственной службы Администрации Кемеровской области (Л.В.Трофимова) до 04.07.2011 подготовить проект приказа о назначении уполномоченных сотрудников Администрации Кемеровской области, наделенных правом подписи документов, ответственными за получение и использование ключей и сертификатов ключей электронной цифровой подписи и представить его копию в департамент информационных технологий Кемеровской области.

7. Руководителям исполнительных органов государственной власти Кемеровской области:

до 01.07.2011 назначить уполномоченных сотрудников, наделенных правом подписи документов, ответственными за получение и использование ключей и сертификатов ключей электронной цифровой подписи и представить копии соответствующих правовых актов и сведения об уполномоченных сотрудниках (Ф.И.О., должность, телефон, адрес электронной почты) для включения в реестр уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области - владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей в департамент информационных технологий Кемеровской области;

обеспечить использование электронной цифровой подписи в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области.

8. Департаменту документационного обеспечения Администрации Кемеровской области (Т.Н.Вовченко):

8.1. Подготовить соответствующие изменения в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области, утвержденную распоряжением Коллегии Администрации Кемеровской области от 27.12.2007 N 1440-р.

8.2. Совместно с департаментом информационных технологий Кемеровской области (С.Л.Мурашкин) провести обучение уполномоченных сотрудников структурных подразделений Администрации Кемеровской области, исполнительных органов государственной власти Кемеровской области электронному согласованию проектов правовых актов Губернатора Кемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области с использованием электронной цифровой подписи в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области.

9. Департаменту документационного обеспечения Администрации Кемеровской области (Т.Н.Вовченко), управлению по работе со средствами массовой информации Администрации Кемеровской области (С.И.Черемнов) и департаменту информационных технологий Кемеровской области (С.Л.Мурашкин) обеспечить размещение настоящего постановления на сайте "Электронный бюллетень Коллегии Администрации Кемеровской области".

10. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации Кемеровской области О.В.Елину.

Правила использования электронной цифровой подписи в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области (утв. постановлением Коллегии Администрации Кемеровской области от 19 мая 2011 г. N 221)

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила использования электронной цифровой подписи в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - Правила) определяют порядок работы с электронными документами и использования электронной цифровой подписи при осуществлении исполнительными органами государственной власти Кемеровской области согласительных процедур по проектам правовых актов Губернатора Кемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области в рамках автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области.

1.2. Электронные документы при осуществлении согласительных процедур в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области подготавливаются, отправляются и обрабатываются в соответствии с настоящими Правилами.

1.3. Организатор автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - организатор системы) и оператор автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - оператор системы) определяются Коллегией Администрации Кемеровской области из числа исполнительных органов государственной власти Кемеровской области или их структурных подразделений.

1.4. Участником автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - участник системы) является исполнительный орган государственной власти Кемеровской области (орган местного самоуправления), подключенный к автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области.

2. Уполномоченные сотрудники участника автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области

2.1. Состав уполномоченных сотрудников, наделенных правом подписи документов и ответственных за получение и использование электронной цифровой подписи, утверждается правовым актом участника системы.

2.2. Уполномоченные сотрудники осуществляют формирование и подготовку электронных документов, заверение электронных документов электронной цифровой подписью, рассылку (получение) электронных документов, проверку подлинности электронной цифровой подписи в электронных документах, обработку электронных документов.

2.3. Уполномоченные сотрудники обеспечиваются оператором системы ключами и сертификатами ключей электронных цифровых подписей в порядке, определенном Положением о порядке организации выдачи ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченным сотрудникам исполнительных органов государственной власти Кемеровской области для использования в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области.

3. Оформление электронных документов

3.1. Используемые участником системы электронные документы состоят из содержательной и сопроводительной частей.

3.2. Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части электронного документа аналогичны порядку подготовки документа на бумажном носителе. Содержательная часть представляет собой текст проекта правового акта в электронном виде. Участник системы - автор документа несёт ответственность за соответствие содержания электронного документа содержанию проекта документа на бумажном носителе.

3.3. Электронный документ на каждом этапе согласования (визирования) заверяется не собственноручной подписью, а электронной цифровой подписью соответствующего уполномоченного сотрудника участника системы.

3.4. Электронные документы заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных сотрудников участника системы, наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

3.5. Сопроводительная часть электронного документа содержит одну или несколько электронных цифровых подписей, заверяющих содержательную часть электронного документа, другую служебную информацию (в том числе реквизиты документа, поручения, даты направления и ответа, содержание ответа). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей электронного документа и обеспечивает подтверждение его подлинности.

3.6. Электронные документы, в которых проверка подлинности электронной цифровой подписи в сопроводительной части дала отрицательный результат, к исполнению не принимаются. Участник системы, которому на исполнение был направлен такой электронный документ, сообщает об этом участнику системы - автору документа.

3.7. Электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего ключа и сертификата ключа электронной цифровой подписи, либо в период приостановления его действия, либо после окончания срока его действия, к исполнению не принимаются. Участник системы, которому на исполнение был направлен такой электронный документ, сообщает об этом участнику системы -автору документа.

3.8. Ответственность за последствия, возникшие в результате исполнения электронного документа, заверенного подлинными электронными цифровыми подписями, возлагается на участника системы, уполномоченные сотрудники которого заверили подготовленный электронный документ.

3.9. При наличии в электронных документах служебной информации участник системы не вправе разглашать или использовать ее в целях, не связанных с гражданской службой. Участник системы, допустивший нарушение данного требования, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Подготовка и рассылка электронного документа

4.1. Уполномоченный сотрудник участника системы - автор документа присваивает подготавливаемому электронному документу в его сопроводительной части реквизиты (дата создания, тип, название), добавляет файл с содержательной частью электронного документа и сопроводительную информацию.

4.2. Перечень адресатов для рассылки на согласование формируется из списка уполномоченных сотрудников участников системы.

4.3. Подготовленный электронный документ при сохранении заверяется электронной цифровой подписью уполномоченного сотрудника участника системы - автора документа и рассылается согласно перечню адресатов.

4.4. Для контроля прохождения согласования подготовленного электронного документа в его сопроводительной части по каждому адресату фиксируется дата ответа и содержание ответа, заверенное электронной цифровой подписью.

4.5. В случае обнаружения ошибок при проверке подлинности электронной цифровой подписи уполномоченный сотрудник участника системы - автора документа действует в соответствии с пунктом 3.6 настоящих Правил.

4.6. Электронный документ считается согласованным при наличии положительных ответов, заверенных электронными цифровыми подписями, всех уполномоченных сотрудников участников системы из перечня адресатов.

5. Обработка электронного документа адресатами

5.1. При получении электронного документа уполномоченный сотрудник участника системы проверяет в сопроводительной части подлинность электронной цифровой подписи, заверяющей электронный документ.

5.2. В случае обнаружения ошибок при проверке подлинности электронной цифровой подписи уполномоченный сотрудник участника системы действует в соответствии с пунктом 3.6 настоящих Правил.

5.3. В случае положительного результата проверки уполномоченный сотрудник участника системы принимает электронный документ к рассмотрению.

5.4. В сопроводительной части поступившего электронного документа содержатся перечень адресатов, получивших электронный документ, а также результаты его рассмотрения (реквизиты и содержание ответов).

5.5. Результат рассмотрения электронного документа уполномоченным сотрудником участника системы оформляется в виде ответа, заверенного электронной цифровой подписью.

5.6. При необходимости дополнительного согласования электронного документа с уполномоченными сотрудниками участников системы, не включенных в перечень адресатов, уполномоченный сотрудник участника системы формирует дополнительный перечень адресатов с поручениями.

5.7. Для контроля прохождения согласования электронного документа в его сопроводительной части по каждому дополнительному адресату фиксируется дата ответа и содержание ответа, заверенное электронной цифровой подписью.

5.8. В случае обнаружения ошибок при проверке подлинности электронной цифровой подписи уполномоченный сотрудник участника системы действует в соответствии с пунктом 3.6 настоящих Правил.

6. Регистрация, учет и хранение электронных документов

6.1. Уполномоченный сотрудник участника системы - автор документа отправляет согласованный проект правового акта на проверку организатору системы в электронном виде и на бумажном носителе. После проверки проект правового акта передаётся на подпись Губернатору Кемеровской области на бумажном носителе. После подписания правовой акт подлежит электронному оформлению, регистрации и рассылке.

6.2. Регистрация, учет и хранение электронных документов осуществляются сотрудниками организатора системы.

6.3. Учет зарегистрированных электронных документов осуществляется путем автоматизированного ведения электронных журналов учета с обязательным указанием следующих реквизитов:

дата и регистрационный номер электронного документа;

номер сертификатов ключей подписи уполномоченных сотрудников, заверивших электронный документ электронной цифровой подписью;

дата отправки (получения) электронного документа;

даты согласований электронного документа;

результаты согласований электронного документа.

6.4. Электронные документы хранятся в электронных архивах в оригинальном виде, то есть в том, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с сохранением всех реквизитов электронного документа, включая все заверяющие электронные цифровые подписи.

6.5. Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих журналов учета.

6.6. Срок хранения электронных документов и журналов учета соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.

6.7. Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) защищаются от несанкционированного доступа оператором системы.

Положение о порядке организации выдачи ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченным сотрудникам исполнительных органов государственной власти Кемеровской области для использования в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области (утв. постановлением Коллегии Администрации Кемеровской области от 19 мая 2011 г. N 221)

1. Настоящее Положение о порядке организации выдачи ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченным сотрудникам исполнительных органов государственной власти Кемеровской области для использования в автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - Положение) определяет порядок организации выдачи ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченным сотрудникам исполнительного органа государственной власти Кемеровской области (органа местного самоуправления), подключенного к автоматизированной системе "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - участник системы).

2. Участник системы представляет оператору автоматизированной системы "Документооборот" Администрации Кемеровской области (далее - оператор системы) для получения ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченными сотрудниками участника системы:

копии правовых актов о назначении уполномоченных сотрудников, наделенных правом подписи документов, ответственными за получение и использование ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей;

сведения об уполномоченных сотрудниках, наделенных правом подписи документов, для включения в реестр уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области - владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей в соответствии с приложением N 1 к настоящему Положению;

заявление о включении уполномоченного сотрудника, наделенного правом подписи документов, в реестр уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области -владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей в соответствии с приложением N 2 к настоящему Положению.

3. Ключи и сертификаты ключей электронных цифровых подписей для уполномоченных сотрудников участника системы впервые, при плановой и внеплановой смене ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей, а также при изготовлении ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей для новых уполномоченных сотрудников участника системы, изготавливаются удостоверяющим центром, определённым оператором системы на конкурсной основе.

4. Получение готовых ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей и их выдача уполномоченным сотрудникам участника системы осуществляются оператором системы.

5. При плановой или внеплановой смене ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей удостоверяющий центр направляет оператору системы уведомление о проведении плановой или внеплановой смены ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей за 30 календарных дней до предполагаемой даты смены ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей.

Оператор системы своевременно уведомляет участников системы о смене ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей, организует сбор заявлений участников системы о выдаче ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей и передаёт их в удостоверяющий центр за 20 календарных дней до предполагаемой даты смены ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей.

6. Срок действия ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей уполномоченных сотрудников участника системы составляет один год.

7. Для исключения уполномоченных сотрудников из реестра уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области - владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей участник системы представляет в уполномоченный орган заявление в соответствии с приложением N 3 к настоящему Положению.

Приложение N 1

к Положению о порядке организации выдачи

ключей и сертификатов ключей электронных цифровых

подписей уполномоченным сотрудникам исполнительных

органов государственной власти Кемеровской области

для использования в автоматизированной системе

"Документооборот" Администрации Кемеровской области

Сведения об уполномоченных сотрудниках ______________________________________________________________, (полное наименование участника системы) наделенных правом подписи документов, для включения в реестр уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области - владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей

Приложение N 2

к Положению о порядке организации выдачи

ключей и сертификатов ключей электронных цифровых

подписей уполномоченным сотрудникам исполнительных

органов государственной власти Кемеровской области

для использования в автоматизированной системе

"Документооборот" Администрации Кемеровской области

Заявление о включении уполномоченного сотрудника __________________________________________________, (полное наименование участника системы) наделенного правом подписи документов, в реестр уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области - владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей

На основании приказа (решения) _______________________________________

(полное наименование участника системы)

____________________________________ от "__" ________ 20__ г. N ________

прошу включить в реестр уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области - владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей

___________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О. сотрудника)

Контактный телефон: ______________ факс: ______________ e-mail: _________

Достоверность сведений подтверждаю.

Руководитель участника системы:

___________________________________________________________________

(должность)

______________________ _____________________________________

(подпись) (расшифровка подписи - Ф.И.О.)

М.П. "__" ________ 20__ г.

Уполномоченный сотрудник участника системы:

___________________________________________________________________

(должность)

______________________ _____________________________________

(подпись) (расшифровка подписи - Ф.И.О.)

М.П. "__" ________ 20__ г.

Приложение N 3

к Положению о порядке организации выдачи

ключей и сертификатов ключей электронных цифровых

подписей уполномоченным сотрудникам исполнительных

органов государственной власти Кемеровской области

для использования в автоматизированной системе

"Документооборот" Администрации Кемеровской области

Заявление об исключении уполномоченного сотрудника ___________________________ (полное наименование участника системы ) из реестра уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области - владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей

Прошу исключить из реестра уполномоченных сотрудников исполнительных органов государственной власти Кемеровской области - владельцев ключей и сертификатов ключей электронных цифровых подписей

___________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О. сотрудника)

___________________________________________________________________

по причине ________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Руководитель участника системы:

___________________________________________________________________

(должность)

______________________ _____________________________________

(подпись) (расшифровка подписи - Ф.И.О.)

М.П. "__" ________ 20__ г.

Уполномоченный сотрудник участника системы:

___________________________________________________________________

(должность)

______________________ _____________________________________

(подпись) (расшифровка подписи - Ф.И.О.)

М.П. "__" ________ 20__ г.